Hochzeitscatering planen: Was muss wann entschieden werden?
Die Location ist gebucht, der Hochzeitstermin steht – und irgendwann geht es darum, das Hochzeitscatering zu planen.
Wann sollte man einen Caterer anfragen? Muss das Menü dann schon feststehen? Wann braucht der Caterer die genaue Gästezahl? Und was passiert eigentlich in den Wochen vor der Hochzeit?
Die gute Nachricht: Nicht alles muss sofort entschieden werden. Viele Details entwickeln sich erst im Laufe der Planung. Wichtig ist vor allem, die richtigen Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt zu treffen.
Wir haben deshalb einmal zusammengestellt, wie die Cateringplanung einer Hochzeit typischerweise ablaufen kann – und worüber ihr euch wann Gedanken machen solltet.
1. 12 bis 24 Monate vorher: Location und Rahmen klären
Viele Hochzeiten werden heute eineinhalb bis zwei Jahre im Voraus geplant. Der Hauptgrund dafür ist häufig gar nicht das Catering, sondern die Location. Beliebte Orte und Termine – insbesondere Samstage in der Hochzeitssaison – sind teilweise lange im Voraus vergeben.
Steht eure Wunschlocation fest, lohnt sich ein erster Blick auf das Catering. Manche Locations arbeiten mit festen Cateringpartnern, andere lassen euch freie Wahl. Gibt es Empfehlungen seitens der Location, mit welchem Caterer diese gerne zusammenarbeiten?
Knüttgen Catering arbeitet regelmäßig in verschiedenen Hochzeitslocations in der Region. Einige davon kennen wir seit vielen Jahren – und wissen deshalb auch, worauf es bei der Planung vor Ort ankommt.
Hochzeitslocations in der Region
Diese Fragen solltet ihr jetzt klären:
- Ist der Caterer frei wählbar oder gibt es feste Partner?
- Welche Möglichkeiten bietet die Location für das Catering?
- Gibt es eine Küche, Vorbereitungsräume oder geeignete Flächen für Grill- und Live-Cooking-Stationen?
- Sind Geschirr, Gläser, Tische oder weiteres Equipment vorhanden?
- Wer kümmert sich um Getränke und Servicepersonal?
- Gibt es Sperrstunden oder andere Vorgaben der Location?
Das eigentliche Menü müsst ihr zu diesem Zeitpunkt noch nicht kennen.
Wichtig dabei: Ihr müsst diese Punkte nicht zwangsläufig alle selbst organisieren. Je nach Leistungsumfang übernimmt ein Fullservice-Caterer die Abstimmung mit der Location und kümmert sich um Equipment, Personal, Getränke, Logistik und die Abläufe rund um die Bewirtung. Klärt deshalb frühzeitig, was ihr selbst organisieren möchtet – und was ihr abgeben könnt und wollt.
2. Sobald Termin und Location stehen: Caterer anfragen
Für das Catering gilt grundsätzlich: Je früher ihr anfragt, desto größer ist die Chance, dass euer Wunschtermin noch verfügbar ist.
Das bedeutet aber nicht, dass jede Hochzeit ein Jahr im Voraus geplant werden muss. Auch mit zwei oder drei Monaten Vorlauf kann Catering möglich sein. Entscheidend sind Termin, Gästezahl, Location und Umfang der Feier.
Für eine erste Anfrage braucht ihr noch keine fertige Speisenfolge. Hilfreicher sind zunächst die Eckdaten:
Hochzeitstermin · Location · ungefähre Gästezahl · Ablauf von Trauung und Empfang · erste Vorstellungen zu Speisen und Getränken · besondere Wünsche
Bei Knüttgen Catering werden diese Informationen zunächst über einen Fragebogen erfasst. Dazu kommt ein erstes persönliches Gespräch. Auf dieser Grundlage kann ein erstes Rohangebot entstehen.
Was solltet ihr euch zu diesem Zeitpunkt fragen?
Noch nicht: Welches Dessert nehmen wir? Sondern eher: Wie möchten wir feiern?
Soll es ein gesetztes Essen werden? Ein lockeres BBQ? Ein Buffet? Flying Food? Verschiedene Streetfood-Stationen im Hof? Live Cooking mit Pasta- oder eine Grillstation?
Und mindestens genauso wichtig: Was soll der Caterer übernehmen?
Nur das Essen? Oder auch Getränke, Servicepersonal, Equipment, Logistik und die Organisation rund um die Versorgung der Gäste?
Diese grundsätzlichen Entscheidungen bestimmen den Rahmen – die Details können später festgelegt werden.
3. Danach: Essen und Getränke werden konkret
Jetzt kommt für viele der schönste Teil: Was soll es eigentlich zu Essen geben?
Dabei muss ein Hochzeitsmenü nicht aus einem festen Paket bestehen. Bei Knüttgen Catering beispielsweise können Buffets und Menüs individuell zusammengestellt und im weiteren Planungsverlauf noch verändert werden.
Überlegt deshalb zunächst weniger in einzelnen Gerichten als in der Frage:
Was passt zu unserer Hochzeit und unseren Gästen? Und vor allem: welche Speisen lieben wir?
Ein gesetztes Menü schafft eine andere Atmosphäre als ein Hochzeits-Buffet. Flying Food lässt Gäste in Bewegung bleiben. Live-Cooking-Stationen können Teil des kulinarischen Erlebnisses werden. Ein Buffet bietet viel Auswahl und ein optisches Highlight.
Jetzt sollten auch besondere Fragen auf den Tisch:
- Soll es vegetarische oder vegane Speisen geben?
- Welche Allergien oder Unverträglichkeiten sollen berücksichtigt werden?
- Gibt es Kinder?
- Soll es einen Mitternachtssnack geben?
- Ist ein Sektempfang geplant?
- Soll es Fingerfood zum Sektempfang geben?
- Welche Getränke sollen angeboten werden?
- Soll es beispielsweise eine Cocktailbar geben?
- Frisch gebrühter Filterkaffee oder Kaffeespezialitäten? Was ist gewünscht
- Hochzeitstorte ja oder nein? Oder gibt es Alternativen?
Aus diesen Entscheidungen kann anschließend ein detaillierteres Angebot entstehen.
4. Vor der Buchung: Nicht nur aufs Menü schauen
Natürlich muss das Essen überzeugen. Für den Hochzeitstag ist aber mindestens genauso wichtig, was rundherum organisiert werden muss. Fragt deshalb konkret nach, welche Leistungen im Angebot enthalten sind.
Wer stellt das Servicepersonal? Wer bringt Geschirr, Gläser oder weiteres Equipment mit? Wer baut auf und ab? Wer stimmt sich mit der Location ab? Wer koordiniert am Hochzeitstag die Abläufe rund um Essen und Getränke?
Auch ein persönliches Kennenlernen kann jetzt sinnvoll sein.
5. Nach der Buchung: Aus Catering wird Eventplanung
Wenn der Caterer feststeht, beginnt die Detailplanung. Jetzt werden Abläufe konkretisiert, Personal geplant und benötigtes Equipment organisiert. Je nach Umfang der Hochzeit müssen unterschiedliche Dienstleister zusammenspielen – Location, Catering, Musik, Technik, Dekoration, Hochzeitstorte und weitere Beteiligte.
Hier lohnt es sich zu klären: Wer hält am Ende die Fäden zusammen?
Ein Caterer mit entsprechendem Netzwerk kann bei Bedarf auch Kontakte zu weiteren Dienstleistern vermitteln. Entscheidend ist weniger, dass alles aus einer Hand kommt, sondern dass klar ist, wer wofür verantwortlich ist.
6. Etwa drei Wochen vorher: Jetzt wird es verbindlich
Kurz vor der Hochzeit sollte möglichst wenig grundsätzlich neu geplant werden.
Bei Knüttgen Catering findet etwa drei Wochen vor dem Termin eine finale Abstimmungsrunde statt. Spätestens jetzt sollten die wichtigsten Angaben feststehen:
finale Gästezahl · Speisen · Getränke · besondere Ernährungsanforderungen · zeitlicher Ablauf · benötigtes Equipment · Personalbedarf
Auch letzte Änderungen können natürlich vorkommen. Je besser die Grundlagen jetzt geklärt sind, desto entspannter werden jedoch die letzten Wochen.
7. Am Hochzeitstag: Ihr solltet nicht mehr organisieren müssen
Das ist vielleicht der wichtigste Punkt der gesamten Cateringplanung:
Am Hochzeitstag selbst sollte das Brautpaar nicht darüber nachdenken müssen, wann das Buffet aufgebaut wird oder ob genügend Gläser an der Bar stehen. Deshalb sollten vorab Verantwortlichkeiten eindeutig geklärt sein.
Bei einem Fullservice-Catering übernimmt der Caterer vor Ort die vereinbarten Abläufe rund um Speisen, Getränke, Personal und Equipment und reagiert auch auf Situationen, die sich erst während der Feier ergeben.
Wenn das Orga-Thema, die Getränke, die Speisen und der Ablauf geklärt ist, gilt für euch an diesem Tag idealerweise nur noch: Feiern.
Ihr plant eure Hochzeit?
Ob Menü, Buffet oder BBQ – wir begleiten euch von den ersten Überlegungen bis zum Hochzeitstag. Schaut euch unser Hochzeitscatering an oder erzählt uns direkt, was ihr vorhabt.
Häufige Fragen zum Hochzeitscatering bei Knüttgen
Etwa drei Wochen vor der Hochzeit stimmen wir alle wichtigen Details noch einmal gemeinsam ab. So bleibt noch Zeit, notwendige Anpassungen vorzunehmen.
Und auch am Hochzeitstag selbst läuft nicht immer alles genau nach Plan. Mal fällt der Strom aus, mal kippt ein Weinglas um, das Brautkleid braucht kurzfristig eine Sicherheitsnadel oder der DJ ein zusätzliches Kabel.
Wir sind vor Ort, bleiben ansprechbar und kümmern uns darum, für solche Situationen eine Lösung zu finden.
Genau deshalb ist es uns wichtig, dass ihr eure Hochzeit genießen könnt, statt euch um die Organisation kümmern zu müssen.
Justine und Olaf sind bei unseren Hochzeiten persönlich vor Ort. Olaf kümmert sich um das Foodmanagement, Justine um die Veranstaltungsorganisation und das Team.
Wir stellen unser Personal für jede Veranstaltung gezielt zusammen und besetzen die unterschiedlichen Aufgaben mit erfahrenen, geschulten Mitarbeitern. Viele aus unserem Team begleiten uns seit Jahren oder sogar Jahrzehnten. Sie kennen unsere Arbeitsweise und sind aufeinander eingespielt.
Uns ist wichtig, dass nicht nur die einzelnen Aufgaben funktionieren, sondern auch die Zusammenarbeit im Team und der Umgang mit euren Gästen.
Ja. Ein persönliches Kennenlernen mit Justine und Olaf gehört bei uns immer zur Planung. Dabei geht es um weit mehr als ein erstes Gespräch: Wir beraten euch zu eurer Hochzeit, besprechen eure Vorstellungen und können aufgrund unserer langjährigen Erfahrung oft schon viele organisatorische Fragen und Details gemeinsam klären.
Außerdem veranstalten wir ein- bis zweimal im Jahr unser Private Wedding Dinner in verschiedenen Partnerlocations. Dort könnt ihr unsere Speisen probieren, unser Team kennenlernen und euch einen Eindruck davon verschaffen, wie wir arbeiten. Je nach Planungsverlauf kann das vor oder nach der Buchung stattfinden.
Ja. Zum Fullservice kann neben dem Essen auch die komplette Getränkeversorgung inklusive Servicepersonal gehören. Auch individuelle Lösungen wie eine Cocktailbar sind möglich.
Bei der zeitlichen Planung empfehlen wir außerdem, auf die Pause zwischen Sektempfang und Hauptessen zu achten. Liegen mehrere Stunden dazwischen, kann ein kleiner Snack sinnvoll sein, damit eure Gäste nicht zu lange auf das Essen warten müssen.
Nein. Im Rahmen unseres Fullservice kümmern wir uns um das benötigte Equipment und stimmen mit der Location ab, was vor Ort vorhanden ist und was zusätzlich benötigt wird. Dazu gehören auch die für das Catering relevanten Fragen zu Logistik und Abläufen.
Ein Tipp aus unserer Erfahrung: Manchmal bringen Gäste zusätzliche Torten mit. Das ist grundsätzlich etwas, das bei der Planung berücksichtigt werden sollte. Denn auch dafür werden gegebenenfalls Teller, Besteck, Tortenmesser oder weiteres Equipment benötigt. Sprecht solche Dinge deshalb möglichst frühzeitig mit uns ab.
Ja. Vegetarische, vegane, glutenfreie und andere besondere Anforderungen können bei der Zusammenstellung von Menü oder Buffet berücksichtigt werden. Wichtig ist, dass wir diese spätestens bei der finalen Abstimmung kennen.
Für uns bedeutet Fullservice mehr als gutes Essen. Wir kümmern uns um Speisen und Getränke, Personal, Equipment, Logistik sowie Organisation und Planung. Auch die notwendigen Abstimmungen mit der Location und die Abläufe rund um das Catering übernehmen wir.
Dabei betreuen Justine und Olaf Knüttgen jedes Brautpaar persönlich. Wir kennen eure Wünsche, die Absprachen und auch besondere Anforderungen wie Allergien. Nach der Buchung geben wir eure Hochzeit nicht an einen Projektmanager ab, sondern bleiben selbst verantwortlich.
Am Hochzeitstag müsst ihr euch um die Bewirtung eurer Gäste nicht mehr kümmern.
Das hängt davon ab, wie ihr feiern möchtet. Neben individuell zusammengestellten Buffets und Menüs sind auch BBQ und Grillbuffet, Flying Food, Fingerfood, Live Cooking oder verschiedene Food-Stationen möglich. Die Zusammenstellung ist flexibel und wird auf eure Hochzeit abgestimmt.
Etwa drei Wochen vor der Hochzeit findet die finale Abstimmung statt. Dann sollten Gästezahl, Speisen, Getränke und besondere Anforderungen möglichst feststehen. Sollte sich danach noch etwas ändern, sprecht uns bitte direkt an, damit wir prüfen können, was sich noch berücksichtigen lässt.
Nein. Für den Anfang reichen die wichtigsten Eckdaten und erste Vorstellungen. Auf Basis unseres Fragebogens und eines ersten persönlichen Gesprächs erstellen wir ein Rohangebot. Speisen und Getränke werden anschließend gemeinsam konkretisiert und können im Laufe der Planung noch angepasst werden.
Sobald Termin und Location feststehen, lohnt sich die Anfrage. Gerade beliebte Hochzeitstermine sind früh vergeben. Gleichzeitig sind wir flexibel: Je nach Termin und Umfang können wir auch mit zwei bis drei Monaten Vorlauf noch ein Hochzeitscatering realisieren.
